前兩篇請看:蛋研 (1) - 偶然蛋研 (2) - 合作

計畫的細節

辦活動看似光鮮亮麗,背後卻是無數微小的細節所堆疊出來的成果。以前一篇文提到的食物賓果為例,我事先準備了每組各一個大夾鍊袋讓他們放賓果板、零錢與發票,若無夾鍊袋,他們用手拿這些東西,其實也不會影響到活動進行,但就會惡化了遊戲的體驗,而我深信這些細節,即使參加的人都不見得意識得到,卻是影響大家對活動滿意程度的關鍵。1

再例如社內最大的活動蛋糕週,從預購要分幾個取貨的時段、一個時段賣幾份產品,到產品如何保冷、運送,工人的人數要怎麼分配等等,這些細節若無考慮清楚,畢竟是對外的活動,輕則手忙腳亂,重則影響社團名聲。

我通常會在活動的前夕,以食物賓果為例,閉上眼睛想像我是參加活動的人,從搭捷運到集合地點開始,我這時應該做什麼?遊戲開始前要先讓我和其他組員破冰嗎?那等等去玩遊戲時會不會就無話可聊?吃完一家店我是不是要拿筆出來劃記?但我沒有帶筆? 透過想像,具現化整個活動的流程,就會知道有哪些細節是在籌備階段就可以先預備好的,這個技巧被我用在後續無數場活動都有不少的收穫。

解決問題

計劃得再好,人力始終有限,總有意想不到的變化在轉彎處打你個措手不及,這時就只能見招拆招的解決橫亙在眼前的困難。

我們當幹部的後半段開始被 Covid-19 的陰影壟罩,原本寒假因為疫情而延長,我們歡呼多撿到了兩周的假期的同時,也決定藉此機會辦一場出遊。找民宿、排行程、訂車票、買保險,一切都在有條不紊的進行著,怎奈何人算不如天算,隨著疫情的白熱化,好幾個人陸續因為家人的壓力而被迫退出,我們2也擔憂出事而努力的調整行程以降低風險,卻始終無法找出一個讓人滿意的折衷方案,眼看時間愈來愈近而疫情愈來愈熱,最後我們在出發前夕將我們想到的所有腹案及細節交由大家投票,而大家也體貼我們的難處而決議取消出遊。

被疫情弄得雞犬不寧的還有蛋糕週,過去週的形式都是社團擺攤讓人排隊購買蛋糕,但為了避免群聚,我們這屆改用預購取貨的方式,然而為了應付公佈表單後蜂擁而上的訂單,我寫程式讓 Google 表單可以隨著訂單的增加,自動顯示剩餘的商品數量;也寫了一個後台的系統讓總召可以方便的在試算表打 y 或 n 就能自動寄確認信給下訂單的顧客;我另一個同社、同系的朋友則寫了好看的表格,用公式整合每一天的商品數量。由於我們是很臨時得知擺攤被禁止,於是我在很匆忙的一天之內研究一套我不熟的程式語言,用我沒用過的工具測試整個系統,為此還熬夜熬到凌晨快五點,所幸趕上預定的開放預購時間,而萬幸的是,整套系統在五分鐘內擁入了幾百筆訂單也沒有出什麼差錯。3

下學期的社遊,總召們原本已經花了好多時間與心思,設計好 RPG 的劇本,但由於前一次社遊反應平平的教訓,我跟趴呢在看過劇本之後,猶豫再三後決定改變社遊的形式,與總召溝通與道歉後,他們很快的理解並協助我們重新策劃以模擬幹部工作為主題的社遊,而最後也取得很完美的成果。我好喜歡蛋研 31 屆的一個原因是大家都這麼的敬業,可以很理性的就事論事,而各自在崗位上的能力也是非常傑出,同時大家的感情又是這麼的好,就算已經卸幹一年了還是常常聚會。

過去玩學生社團很常聽到的一句話就是「感情和效率難兩全」,如果團體內部的感情太好,其一是容易仗著大家感情好而怠惰不認真做事,其二是就算知道誰的表現差強人意,也會礙於友誼而不敢大肆的批評;然而如果人人講求效率,未免又顯得過於冷血而不近人情。我一直覺得這是至理名言,直到遇到蛋研 31 屆後我才明白,只要團隊的成員足夠成熟到能明辨事情的輕重緩急、能把本來銳利的批評以真誠烘成溫和的建議、能理解並真心的認同團隊共同的目標並為之努力,要感情和效率兼得並不需要什麼神奇的魔法。想想蛋研 31 屆的人數之多,卻幾乎每個人都有這樣的素質,不禁覺得又更難能可貴了。此為後話。

想像力

很喜歡活動副社的一點是不像社長需要扛下整個社團的責任,但又權力很大,想到什麼有趣的點子有一片很大的空間可以自由揮灑。

一個月一次的午聚,是為了找大家來吃個飯以聯絡彼此感情,既然只是需要有個聊天的場合,訂個便當敷衍了事也就得了;但我和趴呢都是愛折騰的人,於是我們從一開始保守的便當、披薩,到煮火鍋、熱紅酒、巧克力鍋,原本還有要野餐但因天公不作美而作罷,也謝謝大家都願意配合我們胡搞瞎搞。

前面提的下學期社遊也是一個例子,歷屆的社遊多缺少與蛋研本身有關的元素,總覺得甚是可惜,剛結束的蛋糕週給了我靈感:何不先讓下一屆提早體驗幹部們準備產品時,兵荒馬亂的感覺?剛好蛋糕週這種需要總召、產品製作人、採買、美宣同心協力產出並行銷產品的活動很適合讓他們了解幹部真正的工作內容,而最後「一日蛋糕週」的活動也獲得很好的回饋。

對人際的敏感度

這一年中比較常感覺自己不夠有創意,有些活動僅辦得中規中矩;不過如果想像力過於奔騰而脫離現實,可能就無法吸引到人參加,像是午聚我們曾覺得單純只吃飯閒聊可能有些無趣,所以我們在某次午聚嘗試讓大家分享自己喜歡的甜點店,但也許是覺得不太自在吧,大家並不喜歡這種刻意的分享,所以後來午聚我們觀察大家聊天的氣氛也還不錯,就沒有再刻意要求大家要聊什麼話題。

寒假舉辦幹訓時,恰逢社長生日,我們就找大家,偷偷利用做蛋糕的空閒寫卡片,在幹訓的最後給社長一個生日的驚喜。蛋研的人這麼多,彼此關係錯綜複雜,想要幫誰慶生都無法動員到整個社團,畢竟有親疏遠近的差別;惟獨大家都樂意替社長慶祝生日,即使不是所有人都和社長很親近,但大家都認同社長就代表了整個社團,並不是因為職位本身,而是社長接幹以來的所作所為就深獲大家的認可。當然大家平常不會特別聊這些,就得靠日常的閒聊與觀察;而如果沒有這種認同感作為基礎,我們不見得會辦,以免自討沒趣。而也是藉由這樣臨時起意的活動,讓平常不活躍在社團活動的人,能透過幫社長慶生的方式更參與、認同整個社團。

催化劑

當幹部的那年跨年,幹部群約在麻辣鍋店跨年。吃飽後,我們一群人浩浩湯湯的到我租屋處去續攤,我們一邊喝著我的藏酒,一邊玩桌遊,也聊彼此的內心話直到通宵。這場聚會應該是我們逐漸脫離普通朋友而變得更熟的關鍵,於我現在看來也挺有象徵意義。

我很喜歡把活動副社比擬成酒,而酒在聚會中往往是情感的催化劑。就像這場跨年的聚會一樣,如果大家沒有我的租屋處可以去,以當時跨年夜又臨時起意而言,最後可能因為找不到適合續攤而又可以暢聊的地方,就不了了之,也就錯過了一次深化彼此友誼的機會。

所以如果要總結我一整年所做的事情,其實就是催化大家的感情。沒有催化劑的化學反應一樣能進行,只是速度較慢;反過來說,就算有催化劑,只要成份不對,也就是個性不合,即使有活動副社辦的大大小小的聚會,大家感情也並不會就變得很融洽。所以雖然表面上我們這屆感情這麼好有很大一部份要歸功於活動副社做的事情,但我堅信是我們的幸運--剛好,我們的活動辦在了對的人身上。

身為催化劑,雖然協助化學反應,本身卻不參與其中。我很少有真正身心靈融入整個團體的時候,然而這是因為我很難割捨掉自我的存在,況且我的能量來源來自獨處,而非與他人互動4;然而,不論是在蛋研裡還是蛋研以外,我一直熱愛揪人聚會、辦派對,聯繫身旁的友誼,對我來說,僅僅是看到他人的快樂就足以作為我的快樂了。

To be continued… (or not to be continued…)


  1. 使用者體驗(UX,User Experience)雖關乎設計,在設計網站、APP 卻是很重要的一門學問,例如按鈕要用文字還是圖標表示、在有限的空間內要放多少文字或按鈕,才能既充份表達資訊,又不會造成使用者困惑等等,這些其實是很細微的差別卻會很明顯的造成使用者願不願意繼續使用設計的產品。 ↩︎

  2. 本篇文如果只提到「我們」都是指我與另一位同為活動副社的趴呢;如果「我們這屆」則是指蛋研 31 屆。 ↩︎

  3. 這裡要慶幸我和我朋友在資工系都是屬於實作派的,雖然這時我們才大二但各自已經有豐富的開發經驗;保守的說,至少有七成以上的資工系同學遇到與我們相同的處境是寫不出能解決問題的程式碼的。 ↩︎

  4. 可以參考星座與 MBTI一文。 ↩︎